Lo que hay que saber sobre Firma Electrónica para documentos laborales


La firma electrónica digital es una herramienta que está siendo utilizada cada vez más por las empresas e instituciones. Esta, que se rige bajo el marco de la Ley N. 19.799 sobre documentos y firmas electrónicas-, permite resolver problemas de autenticidad y seguridad en Internet, y que un documento electrónico pueda validarse formalmente.

Todos los documentos de carácter privado que hagan uso de la firma electrónica son válidos legalmente, teniendo el mismo efecto que los contratos celebrados por escrito y en soporte en papel, con excepción de aquellos que la ley exige una solemnidad especial como por ejemplo la concurrencia personal de alguna de las partes.

La empresa BUK, solución única en nuestro país para la gestión de Recursos Humanos, que permite profesionalizar y digitalizar esta área entregando tecnología de última generación, cuenta con un servicio de firma electrónica para sus clientes.

Según el CEO de BUK, Jaime Arrieta, la firma electrónica digital puede traer importantes beneficios. Ésta, que es válida para cualquier documento laboral, a excepción del finiquito, permite ahorrar tiempo, orden y uso de papel. “Todos los documentos podrán ser virtuales, lo cuál es clave tanto para el orden y ahorro de tiempo, así como también para un menor uso de papel, con lo cuál se está contribuyendo con el cuidado del medioambiente”, indica.

Existen dos tipos de firma electrónica: la avanzada y simple. La primera, es aquella certificada por un prestador acreditado, y ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control. A modo de ejemplo, si el documento es de carácter público, debe ser suscrito mediante la firma avanzada.

Por su parte, la firma simple, es igualmente válida, pero puede ser refutada al igual que los contratos celebrados por escrito y en soporte en papel. Ejemplo de ello, son los documentos privados, que cuentan con el mismo valor probatorio que corresponda a las reglas generales. Según Jaime Arrieta, «el uso de la firma digital es de gran utilidad en una compañía, al permitir realizar este trámite en línea de una forma simple. Nosotros tenemos un sistema donde la empresa puede generar sus propios documentos y luego ser firmados tanto por el empleador, como por los representantes legales. Cabe destacar que este procedimiento cuenta con una doble autentificación, con el objetivo de entregar un servicio seguro y transparente. Primero se solicita una clave al momento de firmar, y luego se exige un segundo código de verificación”.

La firma electrónica se puede utilizar en  documentos laborales; contrato de trabajo, comprobantes de descuento de remuneraciones, anexos para trabajar horas extraordinarias, comprobantes de feriados, reglamento Interno y amonestaciones escritas.

En el caso del finiquito no basta con la firma digital simple, ya que requiere, ser ratificada ante un ministro de fe -notario público o un Inspector del Trabajo.

Hay una serie de requerimiento adicionales que, según la Dirección de Trabajo, son necesarios para el uso de la firma digital.

El primero es que el sistema debe permitir al fiscalizador poder realizar consultas directas de la información vía internet. Además, contar con las medidas de seguridad necesarias, a efectos que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se realicen sin impedimento o restricción. También, que se puedan realizar consultas y formas de acceso desde computadores del empleador, en el lugar de trabajo, que permita impresión, y su certificación a través de firma electrónica simple, y finalmente que permita al fiscalizador que ante el empleador ratifique los antecedentes, haciendo uso del sistema implementado.

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